Akty stanu cywilnego
Zdarzenia tj. narodziny, małżeństwo, zgon podlegają zarejestrowaniu w formie aktów stanu cywilnego w rejestrze stanu cywilnego przez właściwego, ze względu na miejsce zdarzenia, kierownika urzędu stanu cywilnego. Sporządzone w rejestrze stanu cywilnego akty stanu cywilnego stanowią na terytorium Polski wyłączny dowód zdarzeń w nich stwierdzonych. Dla potrzeb udokumentowania zdarzenia, w tym w niektórych postępowaniach sądowych lub administracyjnych, wydawane są z rejestru stanu cywilnego odpisy zupełne i skrócone z aktów stanu cywilnego. Ustawodawstwo polskie przewiduje również możliwość sporządzenia polskiego aktu stanu cywilnego na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego.
Urodzenie dziecka
Narodziny dziecka na terytorium Polski należy zgłosić w urzędzie stanu cywilnego właściwym ze względu na miejsce urodzenia się dziecka, w terminie 21 dni od dnia sporządzenia karty urodzenia lub, gdy dziecko urodziło się martwe, 3 dni od dnia sporządzenia karty martwego urodzenia. Zgłoszenie urodzenia można dokonać w dwojaki sposób: albo udając się osobiście do urzędu stanu cywilnego albo w formie dokumentu elektronicznego. Karta urodzenia/karta martwego urodzenia to dokument medyczny wystawiany i przekazywany do urzędu stanu cywilnego przez podmiot wykonujący działalność leczniczą.
Karta urodzenia przekazywana jest kierownikowi urzędu stanu cywilnego w terminie trzech dni od dnia jej sporządzenia, natomiast karta martwego urodzenia przekazywana jest kierownikowi urzędu stanu cywilnego w terminie jednego dnia od dnia jej sporządzenia. Do zgłoszenia urodzenia obowiązani są: matka lub ojciec dziecka, posiadający pełną zdolność do czynności prawnych. Matka lub ojciec dziecka, którzy ukończyli 16 lat, dokonują zgłoszenia jeżeli posiadają ograniczoną zdolność do czynności prawnych. W pozostałych przypadkach zgłoszenia dokonują: przedstawiciel ustawowy lub opiekun matki. Zgłoszenia urodzenia można dokonać także, przez pełnomocnika. Jeżeli nie dokonano zgłoszenia urodzenia w ww. terminach, rejestracja urodzenia, w tym wybór dla dziecka imienia, następuje z urzędu.
Kierownik urzędu stanu cywilnego po zarejestrowaniu urodzenia wydaje z urzędu jeden bezpłatny odpis skrócony aktu urodzenia osobie zgłaszającej urodzenie.
Zawarcie związku małżeńskiego
Związek małżeński może być zawarty tylko przez kobietę i mężczyznę, którzy spełniają warunki określone w ustawie Kodeks rodzinny i opiekuńczy. Oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński powinny zostać złożone przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, w obecności dwóch pełnoletnich świadków. Związki partnerskie, w tym pomiędzy osobami tej samej płci, nie są dopuszczalne i uregulowane prawnie.
Małżeństwo można zawrzeć w dwóch formach: przed dowolnie wybranym kierownikiem urzędu stanu cywilnego lub przed duchownym (małżeństwo wyznaniowe wywierające skutki cywilno-prawne).
Małżeństwo zostaje zawarte, gdy mężczyzna i kobieta jednocześnie obecni zło- żą przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego oświadczenia, że wstępują ze sobą w związek małżeński.
Osoby zamierzające zawrzeć małżeństwo powinny przedstawić kierownikowi urzędu stanu cywilnego dokument tożsamości oraz złożyć dokumenty niezbędne do zawarcia małżeństwa, tj.:
- pisemne zapewnienie, że nie wiedzą o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa;
- zezwolenie na zawarcie małżeństwa, jeżeli wymagają tego przepisy Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego;
- zezwolenie sądu na złożenie oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński przez pełnomocnika oraz pełnomocnictwo, jeżeli oświadczenie o wstąpieniu w związek małżeński ma być złożone przez pełnomocnika.
Jeżeli obywatel polski nie posiada aktów stanu cywilnego sporządzonych w Polsce, składa zagraniczny dokument stanu cywilnego lub inny dokument wydany w państwie, w którym nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego, potwierdzający urodzenie, a jeżeli pozostawał uprzednio w związku małżeńskim – dokument potwierdzający zawarcie małżeństwa wraz z dokumentem potwierdzają- cym ustanie lub unieważnienie małżeństwa albo potwierdzającym stwierdzenie nieistnienia małżeństwa.
Jeżeli otrzymanie któregokolwiek z tych dokumentów napotyka trudne do przezwyciężenia przeszkody, sąd może zwolnić tę osobę od obowiązku jego złożenia lub przedstawienia.
Małżeństwo zostaje również zawarte, gdy mężczyzna i kobieta zawierający związek małżeński, podlegający prawu wewnętrznemu kościoła albo innego związku wyznaniowego, w obecności duchownego, oświadczą wolę jednoczesnego zawarcia małżeństwa podlegającego prawu polskiemu i kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzi następnie akt małżeństwa.
Aby małżeństwo wyznaniowe wywołało skutki cywilno-prawne muszą zostać spełnione określone przesłanki: nupturienci – przed zawarciem związku małżeńskiego – muszą uzyskać od kierownika urzędu stanu cywilnego zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz złożyć przed nim oświadczenie w sprawie nazwisk małżonków i ich dzieci. Po zawarciu związku małżeńskiego – duchowny w ciągu 5 dni zobowiązany jest przesłać kierownikowi urzędu stanu cywilnego właściwemu ze względu na miejsce zawarcie małżeństwa, powyższe zaświadczenie wraz z zaświadczeniem stwierdzającym, że oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński zostały złożone w jego obecności. Wskazane dokumenty stanowią podstawę do sporządzenia aktu małżeństwa.
Obywatel państw członkowskich UE lub EFTA zawierający małżeństwo w Polsce okazuje dokument tożsamości i przedkłada poza pisemnym zapewnieniem, dokument stwierdzający, że zgodnie z właściwym prawem może zawrzeć małżeństwo. Jeżeli na podstawie złożonych dokumentów nie będzie możliwe ustalenie danych niezbędnych do sporządzenia aktu małżeństwa (tj. ustalenie danych osoby i jej stanu cywilnego), cudzoziemiec składa odpis aktu urodzenia, a jeżeli osoba pozostawała już w związku małżeńskim – odpis aktu małżeństwa z adnotacją o jego ustaniu, unieważnieniu albo stwierdzeniu jego nieistnienia lub odpis aktu małżeństwa z dokumentem potwierdzającym jego ustanie lub unieważnienie albo dokumentem potwierdzającym stwierdzenie nieistnienia małżeństwa.
Dokumenty potwierdzające ustanie, unieważnienie albo stwierdzenie nieistnienia małżeństwa to m.in.: odpis skrócony aktu zgonu lub odpis prawomocnego orzeczenia sądu o stwierdzeniu zgonu lub uznaniu za zmarłego poprzedniego małżonka, odpis prawomocnego orzeczenia sądu o rozwodzie, odpis prawomocnego orzeczenia sądu o unieważnieniu małżeństwa, odpis prawomocnego orzeczenia ustalającego nieistnienie małżeństwa.
Oświadczenie o nazwisku noszonym przez każdego z małżonków po zawarciu małżeństwa oraz dzieci pochodzących z małżeństwa jest składane przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego i odnotowywane w protokole przyjęcia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński, a w przypadku zawarcia małżeństwa wyznaniowego przed sporządzeniem przez kierownika urzędu stanu cywilnego zaświadczenia stwierdzającego brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa. Małżonkowie mogą:
- nosić wspólne nazwisko będące dotychczasowym nazwiskiem jednego z nich;
- zachować swoje dotychczasowe nazwisko;
- połączyć ze swoim dotychczasowym nazwiskiem nazwisko drugiego małżonka. Nazwisko utworzone w wyniku połączenia nie może składać się z więcej niż dwóch członów
W razie niezłożenia oświadczeń w sprawie nazwiska, każdy z małżonków zachowuje swoje dotychczasowe nazwisko. Dzieci noszą nazwisko będące nazwiskiem obojga małżonków. Jeżeli małżonkowie mają różne nazwiska, dziecko nosi nazwisko wskazane w ich zgodnych oświadczeniach. Małżonkowie mogą wskazać: nazwisko jednego z nich, nazwisko utworzone przez połączenie nazwiska matki z nazwiskiem ojca dziecka. Jeżeli małżonkowie nie złożyli zgodnych oświadczeń w sprawie nazwiska dziecka, nosi ono nazwisko składające się z nazwiska matki i dołączonego do niego nazwiska ojca.
Po sporządzeniu aktu małżeństwa wydawany jest z urzędu jeden bezpłatny odpis skrócony aktu małżeństwa.
Zgon
Zgłoszenia zgonu dokonuje się w urzędzie stanu cywilnego właściwym ze względu na miejsce zgonu przez złożenie karty zgonu (dokument medyczny, potwierdzający zgon, otrzymuje go osoba uprawniona do pochówku) w ciągu 3 dni od dnia jej sporządzenia – a jeżeli zgon nastąpił w wyniku choroby zakaźnej – w ciągu 24 godziny od zgonu.
Do zgłoszenia zgonu obowiązani są w kolejności: małżonek, krewni zstępni (np. dziecko), krewni wstępni (np. rodzice, dziadkowie), krewni boczni do 4 stopnia pokrewieństwa (np. brat), powinowaci w linii prostej do 1 stopnia (np. teść, teściowa).
Kierownik urzędu stanu cywilnego po zarejestrowaniu zgonu wydaje z urzędu jeden bezpłatny odpis skrócony aktu zgonu.